ОК для бизнеса

9 фев 2024

Как успевать к дедлайнам (и не сойти с ума)

Дедлайны – часть работы практически любого профессионала, от копирайтера до руководителя отдела маркетинга. Дедлайны может ставить начальник или вы ставите их себе сами.

В любом случае жесткие сроки – это почти всегда авралы и стресс. Как избежать срыва дедлайнов и выполнения всего в последний момент, разбираемся ниже.
Как успевать к дедлайнам (и не сойти с ума) - 940780422784

Почему срываются сроки

Среди частых причин, которые мешают успеть к дедлайну:
• нереалистичный срок, отведенный на работу;
• перегрузка задачами;
• отсутствие продуманных шагов к достижению цели;
• проблемы с планированием;
• трудности с коммуникацией;
• задержка помощи от других отделов;
• привычка, что дедлайны ставят «с запасом»;
• непонимание приоритетности задач.
Таким образом, чтобы все успевать, нужно постараться устранить эти причины.

Как все исправить

1. Ставьте реалистичные дедлайны
Всегда есть соблазн преувеличить свои возможности и отвести задаче меньше времени, чем она может потребовать. Если это срок для клиента, он будет выглядеть дополнительным конкурентным преимуществом. Если для себя – создаст ощущение того, что вы сможете взять больше проектов.

Частая ошибка заключается в том, что при планировании работ учитывается оптимистичный сценарий. В нем все обстоятельства складываются в вашу пользу: контрагенты и коллеги отвечают в тот же день, технические неполадки сразу устраняются, внезапных сторонних задач не возникает и т. д.

Будем честны сами с собой: так не бывает. Прогнозируя сроки на задачу, придерживайтесь ближе к пессимистичному сценарию. Сделаете раньше – тем лучше!

Если же нереалистичный дедлайн ставят извне, постарайтесь трезво оценить и высказать вероятность того, что он в самом деле будет выполнен. Аргументируя свою позицию, вы покажете заказчикам и руководству, что сделаете все возможное, но не хотите обманывать их ожидания.

2. Не планируйте впритык
Дедлайн для клиентов не должен совпадать с внутренним дедлайном. Если презентация назначена на 20-е число, значит, все должно быть готово к 18-му. Два дня потребуются на согласования и репетицию презентации.

Людям свойственно заблуждаться, полагая, что они обязательно успеют все в срок. Такая уверенность ничем не подкреплена – это просто психологическая ловушка. Не становитесь жертвой этой иллюзии.

3. Не называйте ложные сроки
Слышали шутку про дедлайны – «сегодня» означает «завтра», «до выходных» – «в понедельник» и т. п.? Вот она, еще одна причина срыва сроков. Мы настолько привыкли, что названный срок не совпадает с реальным, что это кажется нам естественным.

Придется использовать весь свой авторитет и принципиальность, чтобы показать подчиненным: дедлайн – это железно. 18-го – это 18-го до 18:00, а не в 00:01 19-го. Расскажите, какие последствия будут у тех, кто нарушит сроки.

Пусть вас считают суровым руководителем, зато у клиентов не будет с вами проблем. Исключением может стать оговоренный перенос дедлайна, но об этом ниже. Настолько же строгими стоит быть и с самими собой: обещали заказчику до выходных – отправляйте до конца рабочей пятницы. Не получается? Смотрите пункт 1.

4. Ставьте промежуточные дедлайны
Если проект включает много шагов, начните с планирования дедлайнов по каждому из них. Учитывая пессимистичные сценарии и пытаясь их состыковать, вы поймете, как опрометчиво было бы называть общий срок сразу.
Пример дорожной карты проекта (источник – «Яндекс Практикум»)
Пример дорожной карты проекта (источник – «Яндекс Практикум»)
Сроки выполнения каждой из задач можно объединить в дорожную карту проекта – схематичный план распределения процессов по времени. Ее можно продемонстрировать клиенту перед началом работ, а затем отчитываться о завершении важных этапов.

5. Используйте канбан-доску

Канбан – другой тип визуализации проекта. На такой доске задачи представлены в виде карточек с описанием работ, сроков, исполнителей и другими деталями. В зависимости от статуса карточки расставлены по колонкам «Сделать», «В процессе» и «Готово». Колонок может быть больше – например, если нужно согласовать действие или что-либо протестировать.
Пример канбан-доски (источник – Weeek)
Пример канбан-доски (источник – Weeek)
Составлять такие доски умеют сервисы планирования рабочего времени, например Weeek, Jira, Trello. С их помощью удобно назначать исполнителей, делегировать задачи, принимать результат, отслеживать прогресс. У каждого сотрудника автоматически появляются переданные ему карточки, а перемещать их дальше он может сам.

6. Расставляйте приоритеты

Используя сервисы-планировщики, расставлять приоритеты можно не только в уме. Не забывайте присваивать уровень важности задачам, которые заводите в системе.

Популярные канбан-доски умеют сортировать карточки по приоритету и напоминать о приближении дедлайнов. Таким образом, они помогут вам и подчиненным правильно определять порядок выполнения работ.

7. Начинайте сразу

Чем раньше начнете – тем больше шансов успеть вовремя без проблем. Поэтому как только подготовка завершена, а экстренных задач нет, приступайте к выполнению проекта.

8. Поощряйте прозрачную коммуникацию

Никто из команды не должен замалчивать проблемы. Мы все боимся, что нас будут ругать, и предпочитаем скрывать плохие новости в надежде, что все разрешится незаметно. Это крайне пагубная привычка.

Искоренить этот страх можно только обратным положительным примером. Хвалите сотрудников за то, что они вовремя сообщили о возникших трудностях. Ведь именно благодаря им вы успеете пересмотреть план работ или заранее предупредить заказчика.

То же самое касается человеческих ошибок. Если кто-то ошибся и теперь отстает от графика, он должен об этом рассказать. Такое поведение характеризует его как ответственного человека, а проблемы будут, лишь если он этого не сделает.

9. Корректируйте, если нужно

Когда вы понимаете, что к дедлайну не успеть по объективным причинам, необходимо изменить план. С дорожной картой и канбан-доской это сделать немного проще: на них видно, какие задачи можно пустить параллельно, на какие выделить больше людей, что подвинуть.

Помните: лучше сделать часть работ хорошо, чем все – но посредственно. Если клиенту нужен был сайт с умным помощником, пусть лучше он получит шикарный сайт в срок, а помощника – через неделю. Заранее предупредите заказчика, что будет, а что не будет готово к дедлайну. Мотивируйте это тем, что не хотите жертвовать качеством.

Итог

Дедлайны могут срываться по зависящим и не зависящим от нас причинам. Мы не можем предусмотреть все – достаточно предусмотреть то, на что мы можем повлиять.

Будьте честны с собой и коллегами, используйте сервисы для планирования времени, не бойтесь корректировать планы и признавать ошибки – и все пройдет с наименьшим уровнем стресса.

Успехов!

#Бизнес_c_ОК #Разные_ниши #Общие_вопросы
•

Комментарии