Отраслевые выставки – серьезный инструмент продвижения бизнеса. Обычно в них участвуют B2B-компании, чтобы привлечь новых клиентов и партнеров.
Однако и в B2C встречаются подобные мероприятия: ярмарки, маркеты еды, локальные фестивали и т. д.
Чтобы получить максимум пользы от участия в выставке, нужно правильно к ней подготовиться. Рассказываем как.
1. Поставить цель
Прежде чем платить взнос за участие, оцените, что вы сможете получить от мероприятия. Поставьте для себя точную и измеряемую цель, которой планируете достичь.
Например: • привлечь десять новых заказов на общую сумму 5 миллионов рублей; • начать переговоры с десятью новыми поставщиками с Дальнего Востока; • собрать контактные данные 100 потенциальных клиентов. Постарайтесь связать цель участия в выставке с бизнес-показателями. Так, раздать тысячу брошюр посетителям – неудачная цель. Она никак не учитывает их будущую конверсию в клиентов.
2. Подготовить план
Исходя из поставленной цели, подготовьте более конкретный план. Изучите выставочное пространство, доступные площади и ожидаемую аудиторию мероприятия. Это поможет спланировать, сколько материалов и сотрудников вам понадобится.
При прогнозах можете считать, что переговоры одного менеджера с одним потенциальным клиентом занимают примерно 15 минут. Вычтите из рабочего дня время на обязательные перерывы и обед – получится порядка 20 контактов от одного сотрудника.
Учитывайте дневную посещаемость павильона, количество дней выставки и желаемое число лидов по ее итогам. Так вы поймете, сколько менеджеров нужно привлечь.
Проходимость стенда зависит от его размеров и расположения. Чем заметнее стенд, тем дороже он обойдется – и тем больше внимания привлечет. Варьируйте эти факторы, чтобы добиться баланса затрат и будущей прибыли.
3. Составить смету
Когда определитесь с параметрами стенда и численностью команды, можно переходить к смете. Среди основных расходов: • регистрационный сбор; • аренда площади и страховка; • дизайн стенда и рекламных материалов; • создание и возведение стенда; • производство рекламных материалов; • транспортные расходы; • оплата труда стендовой команды; • перемещение, проживание и питание сотрудников; • взносы за дополнительные услуги на мероприятии; • реклама вашего участия в выставке. Выставки требуют немалых вложений, и практически ни на одном из этих пунктов не удастся сэкономить. Чтобы расходы окупились, внимательно выполняйте каждый из следующих шагов – и не забудьте запустить рекламу!
Не стоит полагаться только на посетителей, которые случайно увидят ваш стенд: потенциальных клиентов стоит привлекать целенаправленно.
4. Заключить договор и оплатить взнос
Для участия в выставке с ее организатором и/или владельцем площадки заключается договор. В нем прописаны все условия, в том числе финансовые: величина регистрационного взноса, страховки, стоимость аренды и другие возможные затраты. С заключения договора начинается более активная подготовка к мероприятию.
5. Заказать стенд
Найти подрядчика для изготовления и оформления стенда, как правило, легко. На крупных выставках эту услугу иногда предоставляет площадка или организатор. При отсутствии такой опции у них можно узнать контакты подходящих подрядчиков.
Если сложных требований по дизайну нет, удобно найти фирму, предлагающую стенд под ключ: от идеи и 3D-визуализации до застройки и технического надзора. Работы займут не меньше месяца, поэтому стендом стоит заняться в первую очередь.
6. Заказать печатные материалы
Дизайн и печать брошюр, плакатов, визиток и т. д. часто можно заказать у того же подрядчика. Большинство таких фирм давно работают с выставками, поэтому могут обеспечить все, что для них понадобится.
Подойдет и любая типография. Сверьтесь с планом, чтобы убедиться, что заказываете достаточное количество материалов и никто из потенциальных клиентов не останется с пустыми руками.
7. Выделить сотрудников
В стендовой команде должно быть несколько человек как минимум, потому что каждому сотруднику требуются перерывы в течение дня, включая большой обеденный.
Наличие на выставке нескольких человек также поможет посетителям лучше познакомиться с брендом. Кроме менеджера по продажам на стенде могут присутствовать руководитель направления или технический специалист. Они проконсультируют будущих клиентов по сложным вопросам.
В любом случае постарайтесь не отправлять на мероприятия неопытных сотрудников без хорошего навыка в продажах. Иначе в проигрыше окажутся все: вместо ценного опыта они получат только стресс, а вы зря потратите деньги.
8. Проверить все заранее
Начинайте монтировать стенд как можно раньше – насколько позволяют правила выставки. Материалы тоже должны быть готовы заранее. Не забывайте контролировать ход изготовления всего необходимого, задержки недопустимы.
9. Проинструктировать команду
Сформулируйте для себя, каких клиентов хотите привлечь, и расскажите об этом команде. Скорее всего, они встретятся с тремя типами посетителей отраслевых выставок: 1. Любопытные. Собирают все брошюры, но не заинтересованы в сотрудничестве. Легко узнать по пакетам с сувенирами. 2. Подчиненные. Выполняют поручение руководителя: знают, кто им нужен, но не знают, что у них спросить. 3. Заказчики и партнеры. Целенаправленно ищут партнеров и подрядчиков, задают правильные вопросы. На первый тип не стоит обращать внимания. Коммуникации со вторым лучше свести к минимуму: главное – взять контакты руководителя, с которым получится более предметный диалог.
Вас и вашу команду будет особенно интересовать третий тип. Общение с ними стоит каждой минуты потраченного времени.
10. Запустить рекламу
Рекламировать участие в выставке стоит прежде всего среди уже имеющихся контактов потенциальных клиентов. Компании из нужной отрасли, знакомые с брендом, с большей вероятностью придут на мероприятие.
Используйте email-рассылку, ретаргетинг в социальных сетях, а также корпоративные блоги при их наличии. Например, вы можете записать видеоприглашение на ваш стенд и выложить его на видеоканале компании.
Активно анонсируйте выставку на странице бизнеса в соцсетях, расскажите о ней в шаблоне подписи в электронной почте. Если есть вариант подключиться к рекламной кампании организаторов, рассмотрите и такую возможность.
11. Подготовиться к непредвиденному
Технические неполадки, задержки с поставками, проблемы со входом, нехватка бейджиков – буквально все что угодно может пойти не так. К сожалению, это нормально для больших мероприятий.
Полезно не только предусмотреть возможные трудности, но и уметь быстро находить решение неожиданных проблем. Будьте на связи со стендовой командой, помогайте им и поддерживайте – и все пройдет наилучшим образом.
ОК для бизнеса
Как правильно подготовиться к отраслевой выставке
Отраслевые выставки – серьезный инструмент продвижения бизнеса. Обычно в них участвуют B2B-компании, чтобы привлечь новых клиентов и партнеров.Однако и в B2C встречаются подобные мероприятия: ярмарки, маркеты еды, локальные фестивали и т. д.
Чтобы получить максимум пользы от участия в выставке, нужно правильно к ней подготовиться. Рассказываем как.
1. Поставить цель
Прежде чем платить взнос за участие, оцените, что вы сможете получить от мероприятия. Поставьте для себя точную и измеряемую цель, которой планируете достичь.Например:
• привлечь десять новых заказов на общую сумму 5 миллионов рублей;
• начать переговоры с десятью новыми поставщиками с Дальнего Востока;
• собрать контактные данные 100 потенциальных клиентов.
Постарайтесь связать цель участия в выставке с бизнес-показателями. Так, раздать тысячу брошюр посетителям – неудачная цель. Она никак не учитывает их будущую конверсию в клиентов.
2. Подготовить план
Исходя из поставленной цели, подготовьте более конкретный план. Изучите выставочное пространство, доступные площади и ожидаемую аудиторию мероприятия. Это поможет спланировать, сколько материалов и сотрудников вам понадобится.При прогнозах можете считать, что переговоры одного менеджера с одним потенциальным клиентом занимают примерно 15 минут. Вычтите из рабочего дня время на обязательные перерывы и обед – получится порядка 20 контактов от одного сотрудника.
Учитывайте дневную посещаемость павильона, количество дней выставки и желаемое число лидов по ее итогам. Так вы поймете, сколько менеджеров нужно привлечь.
Проходимость стенда зависит от его размеров и расположения. Чем заметнее стенд, тем дороже он обойдется – и тем больше внимания привлечет. Варьируйте эти факторы, чтобы добиться баланса затрат и будущей прибыли.
3. Составить смету
Когда определитесь с параметрами стенда и численностью команды, можно переходить к смете. Среди основных расходов:• регистрационный сбор;
• аренда площади и страховка;
• дизайн стенда и рекламных материалов;
• создание и возведение стенда;
• производство рекламных материалов;
• транспортные расходы;
• оплата труда стендовой команды;
• перемещение, проживание и питание сотрудников;
• взносы за дополнительные услуги на мероприятии;
• реклама вашего участия в выставке.
Выставки требуют немалых вложений, и практически ни на одном из этих пунктов не удастся сэкономить. Чтобы расходы окупились, внимательно выполняйте каждый из следующих шагов – и не забудьте запустить рекламу!
Не стоит полагаться только на посетителей, которые случайно увидят ваш стенд: потенциальных клиентов стоит привлекать целенаправленно.
4. Заключить договор и оплатить взнос
Для участия в выставке с ее организатором и/или владельцем площадки заключается договор. В нем прописаны все условия, в том числе финансовые: величина регистрационного взноса, страховки, стоимость аренды и другие возможные затраты. С заключения договора начинается более активная подготовка к мероприятию.5. Заказать стенд
Найти подрядчика для изготовления и оформления стенда, как правило, легко. На крупных выставках эту услугу иногда предоставляет площадка или организатор. При отсутствии такой опции у них можно узнать контакты подходящих подрядчиков.Если сложных требований по дизайну нет, удобно найти фирму, предлагающую стенд под ключ: от идеи и 3D-визуализации до застройки и технического надзора. Работы займут не меньше месяца, поэтому стендом стоит заняться в первую очередь.
6. Заказать печатные материалы
Дизайн и печать брошюр, плакатов, визиток и т. д. часто можно заказать у того же подрядчика. Большинство таких фирм давно работают с выставками, поэтому могут обеспечить все, что для них понадобится.Подойдет и любая типография. Сверьтесь с планом, чтобы убедиться, что заказываете достаточное количество материалов и никто из потенциальных клиентов не останется с пустыми руками.
7. Выделить сотрудников
В стендовой команде должно быть несколько человек как минимум, потому что каждому сотруднику требуются перерывы в течение дня, включая большой обеденный.Наличие на выставке нескольких человек также поможет посетителям лучше познакомиться с брендом. Кроме менеджера по продажам на стенде могут присутствовать руководитель направления или технический специалист. Они проконсультируют будущих клиентов по сложным вопросам.
В любом случае постарайтесь не отправлять на мероприятия неопытных сотрудников без хорошего навыка в продажах. Иначе в проигрыше окажутся все: вместо ценного опыта они получат только стресс, а вы зря потратите деньги.
8. Проверить все заранее
Начинайте монтировать стенд как можно раньше – насколько позволяют правила выставки. Материалы тоже должны быть готовы заранее. Не забывайте контролировать ход изготовления всего необходимого, задержки недопустимы.9. Проинструктировать команду
Сформулируйте для себя, каких клиентов хотите привлечь, и расскажите об этом команде. Скорее всего, они встретятся с тремя типами посетителей отраслевых выставок:1. Любопытные. Собирают все брошюры, но не заинтересованы в сотрудничестве. Легко узнать по пакетам с сувенирами.
2. Подчиненные. Выполняют поручение руководителя: знают, кто им нужен, но не знают, что у них спросить.
3. Заказчики и партнеры. Целенаправленно ищут партнеров и подрядчиков, задают правильные вопросы.
На первый тип не стоит обращать внимания. Коммуникации со вторым лучше свести к минимуму: главное – взять контакты руководителя, с которым получится более предметный диалог.
Вас и вашу команду будет особенно интересовать третий тип. Общение с ними стоит каждой минуты потраченного времени.
10. Запустить рекламу
Рекламировать участие в выставке стоит прежде всего среди уже имеющихся контактов потенциальных клиентов. Компании из нужной отрасли, знакомые с брендом, с большей вероятностью придут на мероприятие.Используйте email-рассылку, ретаргетинг в социальных сетях, а также корпоративные блоги при их наличии. Например, вы можете записать видеоприглашение на ваш стенд и выложить его на видеоканале компании.
Активно анонсируйте выставку на странице бизнеса в соцсетях, расскажите о ней в шаблоне подписи в электронной почте. Если есть вариант подключиться к рекламной кампании организаторов, рассмотрите и такую возможность.
11. Подготовиться к непредвиденному
Технические неполадки, задержки с поставками, проблемы со входом, нехватка бейджиков – буквально все что угодно может пойти не так. К сожалению, это нормально для больших мероприятий.Полезно не только предусмотреть возможные трудности, но и уметь быстро находить решение неожиданных проблем. Будьте на связи со стендовой командой, помогайте им и поддерживайте – и все пройдет наилучшим образом.
Успехов!
#Продвижение_бренда