10 спорных ошибок в трудовой книжке, которые надо исправлять
Ошибки в трудовых книжках бывают разные, но для работодателя любая из них может иметь неблагоприятные последствия. Цена вовремя не исправленной ошибки – 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Записи в трудовой книжке не должны вызывать нареканий, ведь она остается основным документом, который подтверждает стаж. И все же ошибки случаются. Усложняет ситуацию Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Она требует исправлять ошибки, но как это делать, объясняет лишь для одногослучая – если внесли неверную запись о приеме на работу. Сами работники и проверяющие органы относятся к ошибкам в трудовой книжке по-разному. Работники обращают внимание лишь на то, как кадровик указал их должность и внес ли записи о повышении и награждении. С Правилами ведения трудовых книжек они не знакомы, поэтому неверную запись могут выявить не всегда. Однако впоследствии из-за ошибок в трудовой книжке именно у работника будут проблемы с назначением пенсии. Для ПФР важно, чтобы записи в книжке давали исчерпывающую информацию о трудовом стаже работника. Особенно тщательно инспекторы ПФР проверяют сведения о работе на должностях и в профессиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Если пенсионный фонд найдет в них ошибку – не зачтет период работы в трудовой стаж. Подтвердитьего работник сможет только в суде. На нумерацию записей, неточную информацию о переводах на другую работу, если она не связана с вредными условиями труда, сведения о награждениях сотрудники пенсионного фонда внимания не обратят. ПФР устанавливает пенсию, а не следит за тем, как работодатель соблюдает трудовое законодательство. Что касается инспектора Государственной инспекции труда, то он проверит все записи в трудовой книжке, укажет на все ошибки, которые выявит, потребует их исправить и привлечет виновного к ответственности.
Ошибка 1. Неверная нумерация записей В чем ошибка. В первой графе трудовой книжки сделали две записи под одним порядковым номером или пропустили цифрув нумерации. Сами записи верные. Как исправить. Укажите верный порядковый номер, когда будете вносить следующую запись. Так можно делать, когда в трудовую книжку не внесли ошибочно лишнюю запись или, наоборот, не пропустили необходимую. Ошибка в нумерации записей не влияет на содержание сведений о работе. Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибочный номер и вписывать верный. Такие способы исправления ошибок в трудовых книжках запрещены, в т. ч. в первой графе. Кроме того, вы можете подстраховаться и сделать пояснение, когда будете вносить следующую запись. Признавать недействительной запись, которую сделали под ошибочным номером, не нужно.
Ошибка 2. Неверная дата приема на работу В чем ошибка. Во второй графе указали прошлогоднюю дату приема на работу. Реквизиты приказа о приеме на работу верные. Во второй графе вы должны указывать даты начала и окончания трудовых отношений, а не число, когда вносите запись. Если во второй и четвертой графах указаны разные даты, работнику придется подтверждать стаж другими документами. Как исправить. Укажите верную дату приема на работу в графе 3, в самой записи. Правила и Инструкция не разъясняют, как поступить в таком случае. Поэтому исправляйте ошибку по аналогии с исправлением ошибок в графе 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».
Ошибка 3. Неверные реквизиты приказа В чем ошибка. Ошибочно указали прошлогоднюю дату приказа о приеме на работу в четвертой графе трудовой книжки. Дата приема на работу верная. Если реквизиты приказа расходятся со сведениями во второй графе, где указана дата приема на работу, сотрудник не сможет подтвердить стаж. Как исправить. Правила и Инструкция специальных указаний на этот счет не дают. Исправляйте ошибку по аналогиис исправлением ошибок в графе 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить». Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибочную дату приказа и вписывать верную. Такие способы исправления ошибок в трудовых книжках запрещены, в т. ч. в четвертой графе.
Ошибка 4. Орфографическая ошибка в наименовании профессии В чем ошибка. В записи о приеме на работу сделали орфографическую ошибку в названии профессии работника, который имеет право на досрочную пенсию. Работник должен подтвердить льготный стаж работы на должностях и в профессиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии. В записях о такой работе незначительных оплошностей не бывает. Орфографическую ошибку исправляйте сразу, как обнаружили. Как исправить. Признайте запись недействительной и перепишите ее без ошибок. Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, подчищать ошибку в записи.
Ошибка 5. Внесена лишняя запись В чем ошибка. Начали вносить запись об увольнении в трудовую книжку другого сотрудника. Подобной ошибкой будет недоволен в первую очередь владелец трудовой книжки, несмотря на то, что на подтверждение его стажа она не повлияет. Инспектор ГИТ за подобный промах, скорее всего, не оштрафует. Но по требованию владельца книжки ошибочно внесенную запись нужно удалить. Как исправить. Сделайте отметку, что запись недействительна. Если вместо ошибочной вы должны были внести другую запись, сделайте ее после слов: «Запись за номером таким-то недействительна». Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать ошибочно внесенную запись, даже если рядом сделали пояснение.
Ошибка 6. Пропущена запись о переводе на другую работу В чем ошибка. Не внесли запись о переводе на другую постоянную работу. Сотрудник обнаружил это, когда расписывался в книжке при увольнении. Такая ошибка имеет значение для владельца трудовой книжки. На его стаж она повлияет, только если речь идет о переводена работу, которая дает право на льготную пенсию. Поэтому, если владелец книжки потребует, – внесите эту запись. Инспектор ГИТ не догадается о пропущенной записи, если не сверит записи в трудовой книжке с другими кадровыми документами. Как исправить. Внесите запись о переводе на другую работу. Как нельзя исправлять. Нельзя вносить пропущенную запись о переводе на другую работу после того, как оформили запись об увольнении и поставили оттиск печати, не сделав заголовок с наименованием компании в третьей графе трудовой книжки. Запись об увольнении признавать недействительной не надо.
Ошибка 7. Пунктуационная или орфографическая ошибка в записи об увольнении В чем ошибка. Инспектор отдела кадров допустил в записи об увольнении орфографическую или пунктуационную ошибку. У работника не возникнет проблем с подтверждением стажа из-за такой ошибки в трудовой книжке. Инспектор ГИТ не привлечет вас за нее к ответственности – обнаружить этот ляп он сможет, только когда будет проверять другого работодателя, у которого теперь работает ваш бывший сотрудник. Однако если владелец книжки, знакомясь с записями об увольнении, потребует ошибку исправить, вы должны это сделать. Как исправить. Признайте запись недействительной и перепишите ее без ошибок. Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибки в записи. Если оформили запись об увольнении и поставили оттиск печати, нельзя признавать запись недействительной, не сделав заголовок с наименованием компании в третьей графе трудовой книжки.
Ошибка 8. Не заверена запись об увольнении В чем ошибка. Кадровик не заверил своей подписью и печатью работодателя запись об увольнении и остальные записи, сделанные в компании. Если нет заверительной записи, работнику будет сложно подтвердить стаж работы. Инспектор ГИТ обнаружит ошибку при проверке трудовой книжки уже в другой компании, т. е. вас к ответственности за это нарушение не привлекут. Если кадровик на следующем месте работы заметит эту ошибку, он посоветует работнику ее исправить. И тот вернется к вам. Исправить ошибку вы можете до того, как новый работодатель внес запись о приеме на работу. Если в книжке уже есть записи с других мест работы, выдайте работнику документ, который подтвердит период работы в вашей компании. Это может быть справка со ссылками на приказ о приеме, переводах на другую работу и увольнении. Как исправить. Если новый работодатель не успел внести запись о приеме на работу, поставьте свою подпись, если есть – печать работодателя, и попросите работника расписаться. Как нельзя исправлять. Не признавайте недействительной запись об увольнении. Она сделана без ошибок и действительна.
Ошибка 9. Наименование работодателя в заголовке не совпадает с наименованием в печати В чем ошибка. Кадровик не сделал в трудовой книжке запись о реорганизации работодателя. При увольнении работника он заверил все записи в книжке своей подписью и печатью работодателя. Наименования компании в третьей графе и печати не совпадают. Все записи в трудовой книжке заверяют подписью лица, которое отвечает за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя, если она есть. После этого подпись ставит работник. По оттиску печати должно быть понятно, что записьоб увольнении сделали в той же компании, в которой работал сотрудник. Если наименования работодателя в заголовке к записям и в печати не совпадают, ПФР может не засчитать эти периоды в стаж. Обратите внимание, если эту ошибку инспектор ГИТ обнаружит, когда будет проверять трудовые книжки сотрудников вашей компании, – это не ваша ошибка. Печатью заверяют записи при увольнении. Поэтому вы отвечать за эту ошибку не должны. Если же ошибку допустили вы, вас тоже не оштрафуют, т. к. инспектор обнаружит ее, когда будет проверять другую компанию. Но исправить недочет все равно надо: если наименования работодателя в заголовке к записям и в печати не совпадают, работник не сможет подтвердить период работы в вашей компании. Как исправить. Внесите пропущенную запись о реорганизации компании. Как нельзя исправлять. Без заголовка с наименованием компании нельзя вносить пропущенную запись о реорганизации после того, как оформили запись об увольнении и поставили оттиск печати. Не нужно признавать недействительной запись об увольнении. В этой записи ошибки нет, она действительная.
Ошибка 10. Пропущено наименование работодателя в записи о награждении В чем ошибка. Кадровик не указал в третьей графе наименование работодателя, а сразу внес запись о награждении. Для назначения пенсии ошибки в оформлении раздела «Сведения о награждении» значения не имеют. Однако это нарушение правил ведения трудовых книжек, поэтому, если инспектор ГИТ обнаружит ошибку, то сделает замечание. Если ее обнаружит и потребует исправить работник, вы должны это сделать. Как исправить. Если в трудовую книжку еще не внесли записи о награждениях на новом месте работы, отметьте, какие записи были сделаны в период работы в вашей компании. После этого поставьте свою подпись, печать работодателя и попросите работника расписаться.
ОтДеЛ КаДрОв
10 спорных ошибок в трудовой книжке, которые надо исправлять
Ошибки в трудовых книжках бывают разные, но для работодателя любая из них может иметь неблагоприятные последствия. Цена вовремя не исправленной ошибки – 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Записи в трудовой книжке не должны вызывать нареканий, ведь она остается основным документом, который подтверждает стаж. И все же ошибки случаются. Усложняет ситуацию Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Она требует исправлять ошибки, но как это делать, объясняет лишь для одногослучая – если внесли неверную запись о приеме на работу.
Сами работники и проверяющие органы относятся к ошибкам в трудовой книжке по-разному. Работники обращают внимание лишь на то, как кадровик указал их должность и внес ли записи о повышении и награждении. С Правилами ведения трудовых книжек они не знакомы, поэтому неверную запись могут выявить не всегда. Однако впоследствии из-за ошибок в трудовой книжке именно у работника будут проблемы с назначением пенсии.
Для ПФР важно, чтобы записи в книжке давали исчерпывающую информацию о трудовом стаже работника. Особенно тщательно инспекторы ПФР проверяют сведения о работе на должностях и в профессиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии. Если пенсионный фонд найдет в них ошибку – не зачтет период работы в трудовой стаж. Подтвердитьего работник сможет только в суде. На нумерацию записей, неточную информацию о переводах на другую работу, если она не связана с вредными условиями труда, сведения о награждениях сотрудники пенсионного фонда внимания не обратят. ПФР устанавливает пенсию, а не следит за тем, как работодатель соблюдает трудовое законодательство.
Что касается инспектора Государственной инспекции труда, то он проверит все записи в трудовой книжке, укажет на все ошибки, которые выявит, потребует их исправить и привлечет виновного к ответственности.
В чем ошибка. В первой графе трудовой книжки сделали две записи под одним порядковым номером или пропустили цифрув нумерации. Сами записи верные.
Как исправить. Укажите верный порядковый номер, когда будете вносить следующую запись.
Так можно делать, когда в трудовую книжку не внесли ошибочно лишнюю запись или, наоборот, не пропустили необходимую. Ошибка в нумерации записей не влияет на содержание сведений о работе.
Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибочный номер и вписывать верный.
Такие способы исправления ошибок в трудовых книжках запрещены, в т. ч. в первой графе. Кроме того, вы можете подстраховаться и сделать пояснение, когда будете вносить следующую запись. Признавать недействительной запись, которую сделали под ошибочным номером, не нужно.
Ошибка 2. Неверная дата приема на работу
В чем ошибка. Во второй графе указали прошлогоднюю дату приема на работу. Реквизиты приказа о приеме на работу верные. Во второй графе вы должны указывать даты начала и окончания трудовых отношений, а не число, когда вносите запись. Если во второй и четвертой графах указаны разные даты, работнику придется подтверждать стаж другими документами.
Как исправить. Укажите верную дату приема на работу в графе 3, в самой записи. Правила и Инструкция не разъясняют, как поступить в таком случае. Поэтому исправляйте ошибку по аналогии с исправлением ошибок в графе 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».
Ошибка 3. Неверные реквизиты приказа
В чем ошибка. Ошибочно указали прошлогоднюю дату приказа о приеме на работу в четвертой графе трудовой книжки. Дата приема на работу верная.
Если реквизиты приказа расходятся со сведениями во второй графе, где указана дата приема на работу, сотрудник не сможет подтвердить стаж.
Как исправить. Правила и Инструкция специальных указаний на этот счет не дают. Исправляйте ошибку по аналогиис исправлением ошибок в графе 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».
Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибочную дату приказа и вписывать верную. Такие способы исправления ошибок в трудовых книжках запрещены, в
т. ч. в четвертой графе.
Ошибка 4. Орфографическая ошибка в наименовании профессии В чем ошибка. В записи о приеме на работу сделали орфографическую ошибку в названии профессии работника, который имеет право на досрочную пенсию.
Работник должен подтвердить льготный стаж работы на должностях и в профессиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии. В записях о такой работе незначительных оплошностей не бывает. Орфографическую ошибку исправляйте сразу, как обнаружили. Как исправить. Признайте запись недействительной и перепишите ее без ошибок.
Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, подчищать ошибку в записи.
Ошибка 5. Внесена лишняя запись
В чем ошибка. Начали вносить запись об увольнении в трудовую книжку другого сотрудника.
Подобной ошибкой будет недоволен в первую очередь владелец трудовой книжки, несмотря на то, что на подтверждение его стажа она не повлияет. Инспектор ГИТ за подобный промах, скорее всего, не оштрафует. Но по требованию владельца книжки ошибочно внесенную запись нужно удалить.
Как исправить. Сделайте отметку, что запись недействительна. Если вместо ошибочной вы должны были внести другую запись, сделайте ее после слов: «Запись за номером таким-то недействительна».
Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать ошибочно внесенную запись, даже если рядом сделали пояснение.
Ошибка 6. Пропущена запись о переводе на другую работу В чем ошибка. Не внесли запись о переводе на другую постоянную работу. Сотрудник обнаружил это, когда расписывался
в книжке при увольнении.
Такая ошибка имеет значение для владельца трудовой книжки. На его стаж она повлияет, только если речь идет о переводена работу, которая дает право на льготную пенсию. Поэтому, если владелец книжки потребует, – внесите эту запись. Инспектор ГИТ не догадается о
пропущенной записи, если не сверит записи в трудовой книжке с другими кадровыми документами.
Как исправить. Внесите запись о переводе на другую работу. Как нельзя исправлять. Нельзя вносить пропущенную запись о переводе на другую работу после того, как оформили запись
об увольнении и поставили оттиск печати, не сделав заголовок с
наименованием компании в третьей графе трудовой книжки. Запись об
увольнении признавать недействительной не надо.
Ошибка 7. Пунктуационная или орфографическая ошибка в записи
об увольнении
В чем ошибка. Инспектор отдела кадров допустил в записи об увольнении орфографическую или пунктуационную ошибку. У работника не возникнет проблем с подтверждением стажа из-за такой ошибки в трудовой книжке. Инспектор ГИТ не привлечет вас за нее к ответственности – обнаружить этот ляп он сможет, только когда будет проверять другого работодателя, у которого теперь работает ваш бывший сотрудник. Однако если владелец книжки, знакомясь с записями об увольнении, потребует ошибку исправить, вы должны это сделать.
Как исправить. Признайте запись недействительной и перепишите ее без ошибок.
Как нельзя исправлять. Нельзя зачеркивать, замазывать, подчищать ошибки в записи. Если оформили запись об увольнении и поставили оттиск печати, нельзя признавать запись недействительной, не сделав заголовок с наименованием компании в третьей графе трудовой книжки.
Ошибка 8. Не заверена запись об увольнении
В чем ошибка. Кадровик не заверил своей подписью и печатью работодателя запись об увольнении и остальные записи, сделанные в компании. Если нет заверительной записи, работнику будет сложно подтвердить стаж работы. Инспектор ГИТ обнаружит ошибку при проверке трудовой книжки уже в другой компании, т. е. вас к ответственности за это нарушение не привлекут. Если кадровик на следующем месте работы заметит эту ошибку, он посоветует работнику ее исправить. И тот вернется к вам. Исправить ошибку вы можете
до того, как новый работодатель внес запись о приеме на работу. Если в книжке уже есть записи с других мест работы, выдайте работнику документ, который подтвердит период работы в вашей компании. Это может быть справка со ссылками на приказ о приеме, переводах на другую работу и увольнении.
Как исправить. Если новый работодатель не успел внести запись о приеме на работу, поставьте свою подпись, если есть – печать работодателя, и попросите работника расписаться.
Как нельзя исправлять. Не признавайте недействительной запись об увольнении. Она сделана без ошибок и действительна.
Ошибка 9. Наименование работодателя в заголовке не совпадает с наименованием в печати
В чем ошибка. Кадровик не сделал в трудовой книжке запись о реорганизации работодателя. При увольнении работника он заверил все записи в книжке своей подписью и печатью работодателя.
Наименования компании в третьей графе и печати не совпадают. Все записи в трудовой книжке заверяют подписью лица, которое отвечает за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя, если она есть. После этого подпись ставит работник. По оттиску печати должно быть понятно, что записьоб увольнении сделали в той же компании, в которой работал сотрудник. Если наименования работодателя в заголовке к записям и в печати не совпадают, ПФР может не засчитать эти периоды в стаж. Обратите внимание, если эту ошибку инспектор ГИТ обнаружит, когда будет проверять трудовые книжки сотрудников вашей компании, – это не ваша ошибка. Печатью заверяют записи при увольнении. Поэтому вы отвечать за эту ошибку не должны. Если же ошибку допустили вы, вас тоже не оштрафуют, т. к. инспектор обнаружит ее, когда будет проверять другую компанию. Но исправить недочет все равно надо: если наименования работодателя в заголовке к записям и в печати не совпадают, работник не сможет подтвердить период работы в вашей компании.
Как исправить. Внесите пропущенную запись о реорганизации компании.
Как нельзя исправлять. Без заголовка с наименованием компании нельзя вносить пропущенную запись о реорганизации после того, как оформили запись об увольнении и поставили оттиск печати. Не нужно признавать недействительной запись об увольнении. В этой записи ошибки нет, она действительная.
Ошибка 10. Пропущено наименование работодателя в записи о награждении
В чем ошибка. Кадровик не указал в третьей графе наименование работодателя, а сразу внес запись о награждении. Для назначения пенсии ошибки в оформлении раздела «Сведения о награждении»
значения не имеют. Однако это нарушение правил ведения трудовых книжек, поэтому, если инспектор ГИТ обнаружит ошибку, то сделает замечание. Если ее обнаружит и потребует исправить работник, вы должны это сделать.
Как исправить. Если в трудовую книжку еще не внесли записи о награждениях на новом месте работы, отметьте, какие записи были сделаны в период работы в вашей компании. После этого поставьте свою подпись, печать работодателя и попросите работника расписаться.