Как разгрузить рабочий календарь: 9 рабочих советов

Ваш календарь напоминает головоломку, где не хватает свободного места? Постоянные встречи, срочные задачи и вечная нехватка времени — знакомая картина? Давайте разберемся, как вернуть контроль над расписанием.
Выделяйте главное. Каждое утро определяйте 3 ключевые задачи дня. Защищайте это время как зеницу ока — никаких встреч и отвлечений.
Блокируйте время. Разделите день на отрезки:
▪️ утро (2-3 часа) — сложные задачи;
▪️ день — встречи и коммуникации;
▪️ вечер — рутина и планирование.
Научитесь отказывать. Перед тем как согласиться на встречу, спросите себя:
▪️ Это точно моя зона ответственности?
▪️ Можно ли решить вопрос письмом?
▪️ Кто еще мог бы это сделать?
Правило 2 минут. Если дело занимает меньше 2 минут (ответ на письмо, подтверждение встречи) — делайте сразу.
Автоматизируйте. Используйте:
✅ Calendly для записи на встречи;
✅ Trello для управления задачами;
✅ Google Календарь с напоминаниями.
Группируйте задачи. Выделите специальные дни:
▪️ понедельник — стратегические встречи;
▪️ среда — работа с документами;
▪️ пятница — подведение итогов.
Оставляйте воздух. Минимум 30 минут между встречами — время перевести дух и подготовиться.
Проводите аудит. Каждую пятницу анализируйте:
✔️ какие встречи были полезны;
✔️ какие можно было отменить;
✔️ что перенести на следующую неделю.
Делегируйте. Если в календаре больше 60% встреч — тревожный звоночек. Передавайте рутину и технические вопросы коллегам.
❗ Бонус: Попробуйте метод «1-3-5» — 1 большая задача, 3 средних и 5 мелких в день.
Календарь должен работать на вас, а не вы на него. Начните с 2-3 советов — и уже через неделю заметите разницу.