Многозадачность – это навык параллельного участия в нескольких процессах одновременно, с постоянным переключением внимания с одной задачи на другую. Изначально термин использовался в программировании, но в современных условиях активно применяется в производстве и управлении человеческими ресурсами. Современные реалии жизни и трудовой деятельности таковы, что работающий человек часто действует в режиме многозадачности. Но далеко не каждый справляется с поставленными задачами, сроками, психологическими установками, давлением со стороны руководства, прессингом со стороны коллег и партнеров, влиянием внешней среды, семьи и т.д. Факторов, влияющих на турбулентность рабочей среды, очень много. Минимизация их влияния, самодисциплина, сила воли, самоменеджмент, управление временем, эффективные коммуникации и эмоциональный отдых - это базис возможностей при многозадачности. ✨ Как выжить, работая в условиях многозадачности? По своему опыту могу предложить следующие инструменты симбиотической многозадачности (так я называю совмещение работы и личной жизни с решением задач по всем фронтам): ✨1. Жизнь по плану (12 листов по числу месяцев, количеству дней и определенными интервалами времени помогают крупными штрихами обозначить мероприятия и даты участия в них). Планируйте задачи (дела) на день, неделю, месяц и год вперед. ✨2. Золотое правило руководителя "Не делай того, что может сделать твой подчиненный" не действует, если вы поставили не четкую задачу, не провели инструктаж, изначально не дали форму документа, который нужно сделать, не обучили, не отработали обратную связь, а просто на словах сказали: "смотрим в корпоративной сети, читаем документы" и т.д. Это все абстрактно. Чтобы не терять время на переделки, нужно однозначное понимание сути вопроса. Сотрудники различаются по уровню восприятия заданий (аудиалы, визуалы, кинестетики) и темпераменту выполнения. Покажите сотруднику сами, как надо сделать, а потом уже требуйте. И если изначально руководитель сам работает в режиме сомнамбулы, то о какой многозадачности может идти речь? ✨3. Расставляйте приоритеты по степени срочности и важности. Если одновременно 2-3 срочных дела, приоритеты должен расставить руководитель, и это зависит от степени важности для результатов компании. ✨4.Все запланированное на день нужно выполнять (при условии адекватного планирования). Конечно, в этом помогает сила воли, определенный перфекционизм и методичность. Тогда дела не накапливаются, как снежный ком. ✨5. Многозадачность исполнителя равно многозадачность руководителя. Не может быть в идеале так, что только исполнитель выполняет огромное количество заданий, а руководитель их только раздает. Работа - это всегда команда, где каждый должен засучить рукава и делать. ✨6. Разнообразие в отдыхе. Эмоциональный отдых - обязательный элемент режима многозадачности. Нужно научиться отдыхать, переключать внимание на другие стороны жизни (семейные, культурные, туристические, литературные, музыкальные, театральные и т.д.). ✨7. Не ждите, когда кто-то за вас сделает вашу работу. Начинайте работу и держите обратную связь с руководителем. Некоторые сотрудники умело манипулируют своим состоянием, отмахиваются от задачи, потому что "типа не умеют, не понимают". В итоге - задачу выполняет тот, кто умеет (как правило, уже перегруженный работой сотрудник - "он же умеет"). Вот здесь очень важно со стороны руководителя показать, что работу надо сделать тому, кто "типа не умеет", зато научится. ✨8. Можно сколько угодно собирать совещаний, разглагольствовать, но дела не будут делаться. Совещания только ради сбора отчетов - это профанация деятельности. И совсем другое - если совещание по делу, на котором ставятся конкретные задачи, определяются проблемы и способы их минимизации, информируется персонал о стратегии развития компании.... По зарубежному опыту коллег я также принимаю их точку зрения, что не следует проводить совещания в пятницу, особенно во второй половине дня. Сотрудники уже настраиваются на отдых, строят свои планы. И вдруг - форс-мажор! Конечно, такое возможно, но это не должно быть системой. Персонал начинает сопротивляться, бунтовать, обсуждать, почему руководство об этом не подумало раньше. Чтобы быть в эффективном режиме многозадачности - персонал со спокойной душой должен уйти на выходные и с новыми силами в понедельник приступить к работе. ✨9. Обязанности подразделения и обязанности руководителя подразделения - это не одно и то же. Руководитель нужен для точной настройки каждого из подчиненных. ✨10. Установите цикличность работы, например, 45 минут работаете без отвлечения, 15 минут отдых (общение, кофе, электронная почта). ✨11. Не отвлекайтесь во время выполнения задачи. Минимизируйте отвлекающие факторы – соцсети, оповещения на телефоне и электронной почте. ✨12. Фиксирование результатов. Способы могут быть разными: поставить плюс в списке, обвести кружком, отметить маркером или перенести в папку «завершенные дела/проекты». Это дисциплинирует и визуализирует результаты. Используйте сервис «напоминалки». Запланированное нужно выполнять. Мультизадачность влияет на трудоспособность человека. Человек не робот, поэтому его результативность обусловлена умением концентрироваться на выполнении задач последовательно. Совмещение нескольких дел может быть не только продуктивным, но и опасным. Представьте, например, врача, который делает операцию на сердце, и одновременно даёт он-лайн консультацию другому пациенту. Вероятность ошибки и серьезных последствий вырастает. Если руководитель ставит без приоритетности несколько задач сотруднику, который не способен работать в режиме многозадачности, то в результате он получит n - е количество начатых задач и ни одной завершенной. Итог: стресс, аврал, отрицательная эффективность и нулевая результативность. ✨ Плюсы и минусы многозадачности. Многозадачность имеет как плюсы, так и минусы. К положительным моментам следует отнести: - Эффективное решение нескольких задач одновременно при качественном их планировании. - Тренажер для мозга: развитие гибкости мышления, внимания. - Оперативное реагирование на форс-мажорные обстоятельства и адаптация к ним, развитие стратегического мышления. К отрицательным моментам многозадачности относятся: - Поверхностное решение проблемы/задачи из-за недостатка информации и качества её сбора. - Высокая степень риска возникновения ошибок (рассеивание внимания на несколько задач). - Рост утомляемости. Часто многозадачность приводит к выгоранию, поскольку тратится умственная, физическая энергия и эмоции. Таким образом, не каждый способен работать в режиме многозадачности. В таком режиме могут работать, прежде всего, сотрудники с высоким уровнем самоорганизованности, применяющие на практике системный подход, имеющие аналитическое мышление. Как вы справляетесь, работая в условиях многозадачности? Посоветуйте, что ещё можно использовать?
Сила воли, Самодисциплина, Самоконтроль и Успех.
💭 Многозадачность: как выжить?
Многозадачность – это навык параллельного участия в нескольких процессах одновременно, с постоянным переключением внимания с одной задачи на другую.
Изначально термин использовался в программировании, но в современных условиях активно применяется в производстве и управлении человеческими ресурсами.
Современные реалии жизни и трудовой деятельности таковы, что работающий человек часто действует в режиме многозадачности. Но далеко не каждый справляется с поставленными задачами, сроками, психологическими установками, давлением со стороны руководства, прессингом со стороны коллег и партнеров, влиянием внешней среды, семьи и т.д. Факторов, влияющих на турбулентность рабочей среды, очень много. Минимизация их влияния, самодисциплина, сила воли, самоменеджмент, управление временем, эффективные коммуникации и эмоциональный отдых - это базис возможностей при многозадачности.
✨ Как выжить, работая в условиях многозадачности?
По своему опыту могу предложить следующие инструменты симбиотической многозадачности (так я называю совмещение работы и личной жизни с решением задач по всем фронтам):
✨1. Жизнь по плану (12 листов по числу месяцев, количеству дней и определенными интервалами времени помогают крупными штрихами обозначить мероприятия и даты участия в них). Планируйте задачи (дела) на день, неделю, месяц и год вперед.
✨2. Золотое правило руководителя "Не делай того, что может сделать твой подчиненный" не действует, если вы поставили не четкую задачу, не провели инструктаж, изначально не дали форму документа, который нужно сделать, не обучили, не отработали обратную связь, а просто на словах сказали: "смотрим в корпоративной сети, читаем документы" и т.д. Это все абстрактно. Чтобы не терять время на переделки, нужно однозначное понимание сути вопроса. Сотрудники различаются по уровню восприятия заданий (аудиалы, визуалы, кинестетики) и темпераменту выполнения. Покажите сотруднику сами, как надо сделать, а потом уже требуйте. И если изначально руководитель сам работает в режиме сомнамбулы, то о какой многозадачности может идти речь?
✨3. Расставляйте приоритеты по степени срочности и важности. Если одновременно 2-3 срочных дела, приоритеты должен расставить руководитель, и это зависит от степени важности для результатов компании.
✨4.Все запланированное на день нужно выполнять (при условии адекватного планирования). Конечно, в этом помогает сила воли, определенный перфекционизм и методичность. Тогда дела не накапливаются, как снежный ком.
✨5. Многозадачность исполнителя равно многозадачность руководителя. Не может быть в идеале так, что только исполнитель выполняет огромное количество заданий, а руководитель их только раздает. Работа - это всегда команда, где каждый должен засучить рукава и делать.
✨6. Разнообразие в отдыхе. Эмоциональный отдых - обязательный элемент режима многозадачности. Нужно научиться отдыхать, переключать внимание на другие стороны жизни (семейные, культурные, туристические, литературные, музыкальные, театральные и т.д.).
✨7. Не ждите, когда кто-то за вас сделает вашу работу. Начинайте работу и держите обратную связь с руководителем. Некоторые сотрудники умело манипулируют своим состоянием, отмахиваются от задачи, потому что "типа не умеют, не понимают". В итоге - задачу выполняет тот, кто умеет (как правило, уже перегруженный работой сотрудник - "он же умеет"). Вот здесь очень важно со стороны руководителя показать, что работу надо сделать тому, кто "типа не умеет", зато научится.
✨8. Можно сколько угодно собирать совещаний, разглагольствовать, но дела не будут делаться. Совещания только ради сбора отчетов - это профанация деятельности. И совсем другое - если совещание по делу, на котором ставятся конкретные задачи, определяются проблемы и способы их минимизации, информируется персонал о стратегии развития компании....
По зарубежному опыту коллег я также принимаю их точку зрения, что не следует проводить совещания в пятницу, особенно во второй половине дня. Сотрудники уже настраиваются на отдых, строят свои планы. И вдруг - форс-мажор! Конечно, такое возможно, но это не должно быть системой. Персонал начинает сопротивляться, бунтовать, обсуждать, почему руководство об этом не подумало раньше. Чтобы быть в эффективном режиме многозадачности - персонал со спокойной душой должен уйти на выходные и с новыми силами в понедельник приступить к работе.
✨9. Обязанности подразделения и обязанности руководителя подразделения - это не одно и то же. Руководитель нужен для точной настройки каждого из подчиненных.
✨10. Установите цикличность работы, например, 45 минут работаете без отвлечения, 15 минут отдых (общение, кофе, электронная почта).
✨11. Не отвлекайтесь во время выполнения задачи. Минимизируйте отвлекающие факторы – соцсети, оповещения на телефоне и электронной почте.
✨12. Фиксирование результатов. Способы могут быть разными: поставить плюс в списке, обвести кружком, отметить маркером или перенести в папку «завершенные дела/проекты». Это дисциплинирует и визуализирует результаты. Используйте сервис «напоминалки». Запланированное нужно выполнять.
Мультизадачность влияет на трудоспособность человека. Человек не робот, поэтому его результативность обусловлена умением концентрироваться на выполнении задач последовательно.
Совмещение нескольких дел может быть не только продуктивным, но и опасным. Представьте, например, врача, который делает операцию на сердце, и одновременно даёт он-лайн консультацию другому пациенту. Вероятность ошибки и серьезных последствий вырастает.
Если руководитель ставит без приоритетности несколько задач сотруднику, который не способен работать в режиме многозадачности, то в результате он получит n - е количество начатых задач и ни одной завершенной. Итог: стресс, аврал, отрицательная эффективность и нулевая результативность.
✨ Плюсы и минусы многозадачности.
Многозадачность имеет как плюсы, так и минусы. К положительным моментам следует отнести:
- Эффективное решение нескольких задач одновременно при качественном их планировании.
- Тренажер для мозга: развитие гибкости мышления, внимания.
- Оперативное реагирование на форс-мажорные обстоятельства и адаптация к ним, развитие стратегического мышления.
К отрицательным моментам многозадачности относятся:
- Поверхностное решение проблемы/задачи из-за недостатка информации и качества её сбора.
- Высокая степень риска возникновения ошибок (рассеивание внимания на несколько задач).
- Рост утомляемости. Часто многозадачность приводит к выгоранию, поскольку тратится умственная, физическая энергия и эмоции.
Таким образом, не каждый способен работать в режиме многозадачности. В таком режиме могут работать, прежде всего, сотрудники с высоким уровнем самоорганизованности, применяющие на практике системный подход, имеющие аналитическое мышление.
Как вы справляетесь, работая в условиях многозадачности? Посоветуйте, что ещё можно использовать?