Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Срок хранения графика отпусков в организации подразумевает определенный период, в течение которого график отпусков находится в делопроизводстве компании и не подлежит уничтожению. Из содержания данной статьи вы узнаете, сколько и где именно хранится график отпусков. https://vk.com/club176271521 График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.
Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:
в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.
Сколько хранится график отпусков в организации
Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.
Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2018 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019.
Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением.
Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом
П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.
ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.
Цели хранения графика отпусков
В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:
для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
для планирования дней отдыха на будущий год;
с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
в случае проверки деятельности организации государственными органами.
Как уничтожается график отпусков
Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной. Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется соответствующим приказом главы организации.
Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
В акте обычно содержатся следующие сведения:
название документа с истекшим сроком хранения;
период его хранения;
порядок и сроки его утилизации.
Итак, срок хранения графика отпусков составляет 1 год после завершения периода его действия. Обеспечение сохранности документа позволяет спланировать даты дней отдыха работников на предстоящий период, а также предотвратить возможные конфликтные ситуации на производстве.
⁉Нужна консультация по юридическим вопросам, задайте свой вопрос здесь:
✏ https://vk.com/club176271521 ☎8 (999) 806-83-54