Представим, что вы занимаетесь настройкой рекламы в интернете. У вас ИП. В последнее время заказов стало больше, и вы решили взять помощника. Его нужно оформить в штат, чтобы всё было законно и без штрафов при возможной проверке. Как это сделать?
1. Заключите трудовой договор
Этот документ определяет график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Договор обычно заключают в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника. Чтобы заключить договор, надо обязательно получить от будущего работника:
– Паспорт. – СНИЛС. – ИНН. – Трудовую книжку, если у кандидата она есть. – Выписку СТД-Р или СТД-ПФР, если трудовой книжки нет совсем или кандидат писал заявление об отказе от бумажной трудовой. Эти выписки нужны, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку. – Военный билет (для мужчин).
Дополнительно могут потребоваться:
– диплом о высшем образовании; – медицинская книжка (для тех сфер, где это требуется, например, общепит); – справка об отсутствии судимости (для тех, кто работает с детьми).
Обычно используют типовой договор. При необходимости его можно менять – всё зависит от сферы деятельности.
Если нанять сотрудника на работу без договора, предпринимателю грозит штраф от 5000 до 10 000 рублей, а организации – от 50 до 100 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф будет ещё выше.
2. Составьте штатное расписание
Этот документ определяет, сколько человек работает у ИП, на каких должностях и сколько работники получают. При заполнении типовой формы Т-3 себя в качестве сотрудника указывать не надо – это касается только наёмных работников.
В штатное расписание необходимо внести: – структурное подразделение; – должность (ИП вправе выбрать сам); – оклад; – надбавки; – величину месячной заработной платы.
3. Издайте приказ
По ст. 68 ТК РФ работодатель вправе издать приказ о приёме на работу – документ, который подтверждает факт найма сотрудника и его согласие с условиями работы, которые прописаны в трудовом договоре. Раньше этот документ был обязательным, но с ноября 2021 года такой обязанности у работодателей нет.
Если вы берёте помощника на испытательный срок, это надо прописать в соответствующей графе.
В большинстве случаев подойдёт типовая форма Т-1, но предприниматели могут использовать и свою.
4. Сделайте запись в трудовой книжке
Запись нужно делать только в том случае, если у сотрудника уже есть трудовая книжка и он не писал заявление об отказе от бумажного варианта. Бумажную трудовую лучше проверить на подлинность: серия и номер должны быть одинаковыми на всех страницах, экземпляр должен быть отпечатан в Гознаке.
Поддельная трудовая книжка позволяет работодателю уволить сотрудника за предоставление ложных сведений, согласно п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Запись в трудовой делают без сокращений, не выходя за поля. Если человек устраивается на работу впервые, заводить на него бумажную трудовую книжку не нужно – все сведения теперь формируются только в электронном виде.
5. Отправьте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)
Независимо от того, есть ли у сотрудника бумажная трудовая, не позднее следующего дня нужно отправить в СФР информацию о приёме на работу. Для этого нужно заполнить подраздел 1.1. подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчёта ЕФС-1.
6. Заполните личную карточку
Это теперь необязательный документ, но работодатель может вести личную карточку по желанию. В карточке собрана наиболее полная информация о сотруднике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка будет храниться у работодателя. Даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой. Личная карточка имеет установленную форму форму Т-2.
7. Начислите первую зарплату
ИП может установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего федерального МРОТ за полный месяц. В 2023 году он составляет 16 242 рубля.
Если на территории субъекта РФ, где работает ИП, действует региональный МРОТ, сотрудникам нужно платить не меньше этой суммы. Региональный МРОТ всегда выше федерального.
8. Сдайте отчётность за сотрудника
Раз в год: – Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 января.
Раз в квартал: – Расчёт 6-НДФЛ. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля и октября. По итогам года – до 25 февраля следующего года. – Расчёт по страховым взносам. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля, октября и января. – Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний, раздел 2 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 апреля, июля, октября и января.
Раз в месяц: – Персонифицированные сведения о физических лицах. Сдают в ИФНС до 25-го числа. – Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25-го числа следующего месяца, если в в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма и увольнения.
Начисление зарплаты и подачу отчётности по сотрудникам лучше доверить бухгалтеру на аутсорсинге. Брать бухгалтера в штат на этом этапе пока не выгодно, но всё впереди.
Нанимайте сотрудников вместе с «Веритой»
Наши специалисты подготовят кадровые документы и отчёт о трудоустройстве. Точно в срок рассчитают аванс, зарплату, НДФЛ и взносы по сотрудникам, а также подготовят актуальную отчётность. Стоимость кадрового сопровождения деятельности - от 1000 руб/месяц.
ВЕРИТА юридическое агентство
Как ИП нанять сотрудника: бумаги, налоги и законы
Представим, что вы занимаетесь настройкой рекламы в интернете. У вас ИП. В последнее время заказов стало больше, и вы решили взять помощника. Его нужно оформить в штат, чтобы всё было законно и без штрафов при возможной проверке. Как это сделать?1. Заключите трудовой договор
Этот документ определяет график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Договор обычно заключают в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника. Чтобы заключить договор, надо обязательно получить от будущего работника:– Паспорт.
– СНИЛС.
– ИНН.
– Трудовую книжку, если у кандидата она есть.
– Выписку СТД-Р или СТД-ПФР, если трудовой книжки нет совсем или кандидат писал заявление об отказе от бумажной трудовой. Эти выписки нужны, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.
– Военный билет (для мужчин).
Дополнительно могут потребоваться:
– диплом о высшем образовании;
– медицинская книжка (для тех сфер, где это требуется, например, общепит);
– справка об отсутствии судимости (для тех, кто работает с детьми).
Обычно используют типовой договор. При необходимости его можно менять – всё зависит от сферы деятельности.
Если нанять сотрудника на работу без договора, предпринимателю грозит штраф от 5000 до 10 000 рублей, а организации – от 50 до 100 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф будет ещё выше.
2. Составьте штатное расписание
Этот документ определяет, сколько человек работает у ИП, на каких должностях и сколько работники получают. При заполнении типовой формы Т-3 себя в качестве сотрудника указывать не надо – это касается только наёмных работников.В штатное расписание необходимо внести:
– структурное подразделение;
– должность (ИП вправе выбрать сам);
– оклад;
– надбавки;
– величину месячной заработной платы.
3. Издайте приказ
По ст. 68 ТК РФ работодатель вправе издать приказ о приёме на работу – документ, который подтверждает факт найма сотрудника и его согласие с условиями работы, которые прописаны в трудовом договоре. Раньше этот документ был обязательным, но с ноября 2021 года такой обязанности у работодателей нет.Если вы берёте помощника на испытательный срок, это надо прописать в соответствующей графе.
В большинстве случаев подойдёт типовая форма Т-1, но предприниматели могут использовать и свою.
4. Сделайте запись в трудовой книжке
Запись нужно делать только в том случае, если у сотрудника уже есть трудовая книжка и он не писал заявление об отказе от бумажного варианта.Бумажную трудовую лучше проверить на подлинность: серия и номер должны быть одинаковыми на всех страницах, экземпляр должен быть отпечатан в Гознаке.
Поддельная трудовая книжка позволяет работодателю уволить сотрудника за предоставление ложных сведений, согласно п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Запись в трудовой делают без сокращений, не выходя за поля.
Если человек устраивается на работу впервые, заводить на него бумажную трудовую книжку не нужно – все сведения теперь формируются только в электронном виде.
5. Отправьте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)
Независимо от того, есть ли у сотрудника бумажная трудовая, не позднее следующего дня нужно отправить в СФР информацию о приёме на работу. Для этого нужно заполнить подраздел 1.1. подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчёта ЕФС-1.6. Заполните личную карточку
Это теперь необязательный документ, но работодатель может вести личную карточку по желанию. В карточке собрана наиболее полная информация о сотруднике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка будет храниться у работодателя. Даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой.Личная карточка имеет установленную форму форму Т-2.
7. Начислите первую зарплату
ИП может установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего федерального МРОТ за полный месяц. В 2023 году он составляет 16 242 рубля.Если на территории субъекта РФ, где работает ИП, действует региональный МРОТ, сотрудникам нужно платить не меньше этой суммы. Региональный МРОТ всегда выше федерального.
8. Сдайте отчётность за сотрудника
Раз в год:– Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 января.
Раз в квартал:
– Расчёт 6-НДФЛ. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля и октября. По итогам года – до 25 февраля следующего года.
– Расчёт по страховым взносам. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля, октября и января.
– Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний, раздел 2 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 апреля, июля, октября и января.
Раз в месяц:
– Персонифицированные сведения о физических лицах. Сдают в ИФНС до 25-го числа.
– Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчёта ЕФС-1. Сдают в СФР до 25-го числа следующего месяца, если в в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма и увольнения.
Начисление зарплаты и подачу отчётности по сотрудникам лучше доверить бухгалтеру на аутсорсинге. Брать бухгалтера в штат на этом этапе пока не выгодно, но всё впереди.
Нанимайте сотрудников вместе с «Веритой»
Наши специалисты подготовят кадровые документы и отчёт о трудоустройстве. Точно в срок рассчитают аванс, зарплату, НДФЛ и взносы по сотрудникам, а также подготовят актуальную отчётность.Стоимость кадрового сопровождения деятельности - от 1000 руб/месяц.
Подробнее 👈