✅ Не настраивать автоответы Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях. ✅ Стилистика и интонация Для рабочей переписки уместен только деловой стиль общений. При этом, если вы ведете переписку с коллегой, с которым у вас сложились неформальные отношения, границы могут стираться и будут уместны простые речевые обороты. ✅ До вас дошло? Не надо после отправки электронного письма тут же звонить получателю, писать СМС, отправлять сообщений в мессенджерах и т.д. 💥 Во-первых, электронная почта сама уведомит получателя о том, что письмо пришло 💥 Во-вторых, лишнее напоминание будет только раздражать 💥 И в-третьих, есть 1 очень простой, но действенный прием – просто напишите в письме, что просите уведомить вас, что письмо было получено (если в нем содержится какая-то важная информация). Безусловно, позвонить и уточнить можно, но только в том случае, если вы не получили ответ на письмо в течение 1-2 рабочих дней. ✅ Орфография и пунктуация Мы же не на экзамене по русскому языку! Да, действительно, мы не на экзамене. Но какому подрядчику вам бы хотелось доверить свой проект: тому, кто пишет грамотно, или тому, кто пишет все сплошным текстом, да еще и с ошибками? Если вы не уверены в своих знаниях русского языка, воспользуйтесь одним из сервисов, которые проверяют грамотность. В бизнесе каждая деталь имеет значение, поэтому не стоит создавать себе проблемы там, где их можно избежать. Также будьте очень аккуратны с использованием смайлов в деловой переписке. Смайлы помогают передать эмоции и настроение более ярко, но это атрибут неформального общения. Не используйте язык эмодзи при составлении деловых писем партнерам, но, если общаетесь с коллегами, улыбка в конце письма не повредит. Конечно, если она уместна. ✅ Неправильная работа с Google-документами Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его. 💥 Перед началом работы уточните у собеседника, удобен ли ему такой формат. Возможно, он ранее не работал с данными файлами и хорошо бы было выслать ему инструкцию по работе 💥 Называйте файлы понятно. Понятно должно быть не только вам, но и партнеру. «Коммерческое предложение», «Договор» или «Презентация» – плохие варианты названий, так как у собеседника может быть много похожих документов в работе. Уточните, как лучше назвать файл. «Договор с «название подрядчика»» будет более уместным вариантом 💥 Перед отправкой ссылки на документ убедитесь, что к нему открыт доступ 💥 Если документ большой, а вам нужно, чтобы собеседник обратил внимание на конкретное место, лучше добавить туда закладку и отправить ссылку на нее 💥 При работе с объемными файлами лучше помочь собеседнику разобраться в нем, показав структуру документа 💥 Когда вставляете информацию в документ, следите за форматированием. Разные стили текста затрудняют чтение 💥 Используйте гиперссылки – это также облегчит чтение документа 💥 Если вы хотите внести правки в чужой документ, лучше воспользоваться функцией «Советовать». 💥 При комментировании обращайтесь к конкретным людям 💥 Если вам дали доступ к шаблону документа, его необходимо сохранить к себе и править в своей копии 💥 Отслеживайте все правки в истории изменений, чтобы ничего не пропустить 💥 Исправляйте ошибки и опечатки Безусловно, заучить все правила этикета невозможно, но есть 1, которое относится ко всем сферам жизни: думайте о вашем собеседнике. В деловой сфере комфортную работу с подрядчиком ценят иногда гораздо выше, чем профессиональные качества. Синергия профессионализма и комфортной работы – залог долговременного и плодотворного сотрудничества!
YAGLA: маркетинг, контекстная реклама, таргетинг
5 ошибок деловой переписки
✅ Не настраивать автоответы
Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.
✅ Стилистика и интонация
Для рабочей переписки уместен только деловой стиль общений. При этом, если вы ведете переписку с коллегой, с которым у вас сложились неформальные отношения, границы могут стираться и будут уместны простые речевые обороты.
✅ До вас дошло?
Не надо после отправки электронного письма тут же звонить получателю, писать СМС, отправлять сообщений в мессенджерах и т.д.
💥 Во-первых, электронная почта сама уведомит получателя о том, что письмо пришло
💥 Во-вторых, лишнее напоминание будет только раздражать
💥 И в-третьих, есть 1 очень простой, но действенный прием – просто напишите в письме, что просите уведомить вас, что письмо было получено (если в нем содержится какая-то важная информация).
Безусловно, позвонить и уточнить можно, но только в том случае, если вы не получили ответ на письмо в течение 1-2 рабочих дней.
✅ Орфография и пунктуация
Мы же не на экзамене по русскому языку! Да, действительно, мы не на экзамене. Но какому подрядчику вам бы хотелось доверить свой проект: тому, кто пишет грамотно, или тому, кто пишет все сплошным текстом, да еще и с ошибками?
Если вы не уверены в своих знаниях русского языка, воспользуйтесь одним из сервисов, которые проверяют грамотность.
В бизнесе каждая деталь имеет значение, поэтому не стоит создавать себе проблемы там, где их можно избежать.
Также будьте очень аккуратны с использованием смайлов в деловой переписке. Смайлы помогают передать эмоции и настроение более ярко, но это атрибут неформального общения. Не используйте язык эмодзи при составлении деловых писем партнерам, но, если общаетесь с коллегами, улыбка в конце письма не повредит. Конечно, если она уместна.
✅ Неправильная работа с Google-документами
Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его.
💥 Перед началом работы уточните у собеседника, удобен ли ему такой формат. Возможно, он ранее не работал с данными файлами и хорошо бы было выслать ему инструкцию по работе
💥 Называйте файлы понятно. Понятно должно быть не только вам, но и партнеру. «Коммерческое предложение», «Договор» или «Презентация» – плохие варианты названий, так как у собеседника может быть много похожих документов в работе. Уточните, как лучше назвать файл. «Договор с «название подрядчика»» будет более уместным вариантом
💥 Перед отправкой ссылки на документ убедитесь, что к нему открыт доступ
💥 Если документ большой, а вам нужно, чтобы собеседник обратил внимание на конкретное место, лучше добавить туда закладку и отправить ссылку на нее
💥 При работе с объемными файлами лучше помочь собеседнику разобраться в нем, показав структуру документа
💥 Когда вставляете информацию в документ, следите за форматированием. Разные стили текста затрудняют чтение
💥 Используйте гиперссылки – это также облегчит чтение документа
💥 Если вы хотите внести правки в чужой документ, лучше воспользоваться функцией «Советовать».
💥 При комментировании обращайтесь к конкретным людям
💥 Если вам дали доступ к шаблону документа, его необходимо сохранить к себе и править в своей копии
💥 Отслеживайте все правки в истории изменений, чтобы ничего не пропустить
💥 Исправляйте ошибки и опечатки
Безусловно, заучить все правила этикета невозможно, но есть 1, которое относится ко всем сферам жизни: думайте о вашем собеседнике.
В деловой сфере комфортную работу с подрядчиком ценят иногда гораздо выше, чем профессиональные качества. Синергия профессионализма и комфортной работы – залог долговременного и плодотворного сотрудничества!