С 27.10.2022 постановление Минюста от 30.08.2022 N 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140» вносит изменения в перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов. 1. Субъекты, на которых распространяется перечень N 140 В настоящее время сроки хранения дифференцируются по двум группам субъектов (графы 3, 4 перечня N 140 в действующей редакции): — госорганы, иные организации, комплектующие госархивы, негосударственные организации, ИП; — госорганизации, комплектующие госархивы. С 27.10.2022 г. сроки хранения отдельно устанавливаются для трех групп (графы 3 — 5 перечня N 140 в новой редакции): — госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и организации, негосударственные организации, комплектующие госархивы; — организации, подчиненные госорганам, иным госорганизациям (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50 процентов, не комплектующие госархивы; — ИНЫЕ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ, не комплектующие госархивы, ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ Несмотря на внесенную корректировку, перечень N 140 в новой редакции распространяется на прежний круг субъектов и устанавливает сроки хранения документов для всех госорганов, иных организаций и ИП (п. 1 примечания к перечню N 140 в новой редакции). 2. НОВЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В отношении ряда документов устанавливается срок хранения 55 лет. Примеры основных таких документов приведены ниже: ДОКУМЕНТЫ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 55 лет (с 27.10.2022) 1. Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.), для которых был установлен 75-летний срок хранения; 2. Журналы регистрации приказов по личному составу, для которых устанавливается 55-летний срок хранения; 3. Записка о социальном отпуске; 4. Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций, руководителей архивов организаций (лиц, ответственных за архивы) <*>; 5. Доверенности на право управления организацией, подразделением организации <*>; 6. Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) по личному составу; 7. Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты; 8. Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда; 9. Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.); 10. Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.); 11. Документы об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка и др.); 12. Документы о кандидатах на госдолжности, включенные в кадровые реестры (характеристики, анкеты, заключения, переписка и др.) <**>; 13. Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего; 14. Личные дела руководителей организаций <*> и работников; 15. Личные карточки работников; 16. Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек; 17. Контракты с госслужащими и журналы регистрации таких контрактов; 18. Журналы, книги учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников <*> Для субъектов, комплектующих госархивы, срок хранения останется постоянным, как и прежде. <**> Срок установлен для субъектов, комплектующих госархивы. Для негосударственных организаций, которые не являются источниками комплектования госархива, изменятся сроки хранения ряда документов: вместо постоянного хранения — 30 лет. Основные такие документы: ДОКУМЕНТЫ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 30 лет (с 27.10.2022) 1. Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации; 2. Документы о создании, госрегистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций, их структурных подразделений; 3. Устав; 4. Структуры и штатная численность; 5. Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации Положения о структурных подразделениях; 6. Штатное расписание; 7. Переписка по основной деятельности; 8. Документы по основной деятельности, представляемые в госорганы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения); 9. Номенклатура дел организации; 10. Дела фондов (паспорта архивов организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.); 11. Протоколы заседаний ЦЭК, ЭК организаций и документы к ним; 12. Книги учета поступления и выбытия документов; 13. Карточки учета форм использования документов; 14. Сводная годовая, годовая бухгалтерская и (или) финансовая отчетность; 15. Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним; 16. Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.); 17. Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, информации, справки, расчеты и др.); 18. Документы о переводе работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (отчеты, справки, информации и др.); 19. Коллективный договор: 20. Тарифные сетки, тарифные ставки (тарифные оклады), оклады, должностные оклады; 21. Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.); Уменьшать установленные сроки хранения по-прежнему будет нельзя (п. 4 примечания к перечню N 140 в новой редакции). Ряд корректировок сроков хранения связан с внесением изменений в Закон об архивном деле и делопроизводстве, которые также вступят в силу с 27.10.2022 (ст. 20-1 Закона об архивном деле и делопроизводстве в новой редакции). 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу исходя из сроков их хранения по-прежнему будут делиться на две группы (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции): — с 55-летним сроком хранения (в настоящее время для них установлен 75-летний срок хранения); — 3-летним сроком хранения (их срок хранения не изменился). Перечень N 140 в новой редакции дополнен новыми видами таких приказов с учетом сложившейся практики применения. Подробнее то, какие новые виды приказов отражены в перечне N 140 в новой редакции и какой срок хранения для них установлен, рассмотрим в таблице 3 (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции). СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ 55 ЛЕТ 1. Приказ об установлении компенсаций; 2. Приказ об изменении существенных условий труда; 3. Приказ о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, государственные праздники; 4. Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника; 5. Приказ о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ 3 ГОДА 1. Приказ о переносе трудового отпуска; 2. Приказ о направлении на профессиональную подготовку; 3. Приказ о социальной поддержке неработающих пенсионеров; Регистрационный индекс приказов по личному составу дополняется литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения), «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Полагаем, в последующем Инструкция по делопроизводству будет приведена в соответствие с перечнем N 140 в новой редакции. Главы перечня N 140 Произошли изменения в главах перечня N 140. В частности: 1) добавлены новые главы: — «Противодействие коррупции». В ней установлены сроки хранения протоколов заседаний комиссий по противодействию коррупции, документов по вопросам борьбы с коррупцией (информации, сведения, переписка и др.), письменных обязательств государственных должностных лиц, журналов учета коррупционных нарушений и иных документов (глава 6 перечня N 140 в новой редакции); — «Промышленная безопасность». Она определяет сроки хранения документов об организации и обеспечении промышленной безопасности (положения, планы, отчеты и др.), о ее состоянии (акты, отчеты и т.п.), инструкций по промышленной безопасности и иных документов в данной сфере (глава 48 перечня N 140 в новой редакции); 2) глава, посвященная обращениям граждан и юрлиц, изменила название на «Обращения граждан и юридических лиц. Осуществление административных процедур». Она дополняется документами, оформляемыми при осуществлении административных процедур (п. 100 — 111 перечня N 140 в новой редакции); 3) скорректированы наименования и содержание некоторых глав, касающихся сферы образования. Например: — глава о дополнительном образовании детей и молодежи дополнена дополнительным образованием одаренных детей и молодежи. Напомним, что его реализовывают детские технопарки (п. 2 ст. 240 Кодекса об образовании, глава 37 перечня N 140 в новой редакции); — глава «Послевузовское образование» переименована в «Научно-ориентированное образование» (глава 39 перечня N 140 в новой редакции). Данными корректировками перечень N 140 приведен в соответствие с Кодексом об образовании, который вступил в силу с 01.09.2022. В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно будет пересмотреть содержание номенклатур дел, локальных правовых актов и при необходимости внести в них соответствующие изменения. Подготовлено образовательным центром «Бизнес Проф» #срокихранениядел
ОН-лайн Журналы. Налоги. Бухгалтерия. Управление.
Сроки хранения документов в организациях и у ИП
С 27.10.2022 постановление Минюста от 30.08.2022 N 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140» вносит изменения в перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов.
1. Субъекты, на которых распространяется перечень N 140
В настоящее время сроки хранения дифференцируются по двум группам субъектов (графы 3, 4 перечня N 140 в действующей редакции):
— госорганы, иные организации, комплектующие госархивы, негосударственные организации, ИП;
— госорганизации, комплектующие госархивы.
С 27.10.2022 г. сроки хранения отдельно устанавливаются для трех групп (графы 3 — 5 перечня N 140 в новой редакции):
— госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и организации, негосударственные организации, комплектующие госархивы;
— организации, подчиненные госорганам, иным госорганизациям (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50 процентов, не комплектующие госархивы;
— ИНЫЕ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ, не комплектующие госархивы, ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ
Несмотря на внесенную корректировку, перечень N 140 в новой редакции распространяется на прежний круг субъектов и устанавливает сроки хранения документов для всех госорганов, иных организаций и ИП (п. 1 примечания к перечню N 140 в новой редакции).
2. НОВЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В отношении ряда документов устанавливается срок хранения 55 лет. Примеры основных таких документов приведены ниже:
ДОКУМЕНТЫ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 55 лет (с 27.10.2022)
1. Приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.), для которых был установлен 75-летний срок хранения;
2. Журналы регистрации приказов по личному составу, для которых устанавливается 55-летний срок хранения;
3. Записка о социальном отпуске;
4. Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций, руководителей архивов организаций (лиц, ответственных за архивы) <*>;
5. Доверенности на право управления организацией, подразделением организации <*>;
6. Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) по личному составу;
7. Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты;
8. Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;
9. Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.);
10. Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.);
11. Документы об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка и др.);
12. Документы о кандидатах на госдолжности, включенные в кадровые реестры (характеристики, анкеты, заключения, переписка и др.) <**>;
13. Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего;
14. Личные дела руководителей организаций <*> и работников;
15. Личные карточки работников;
16. Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек;
17. Контракты с госслужащими и журналы регистрации таких контрактов;
18. Журналы, книги учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников
<*> Для субъектов, комплектующих госархивы, срок хранения останется постоянным, как и прежде.
<**> Срок установлен для субъектов, комплектующих госархивы.
Для негосударственных организаций, которые не являются источниками комплектования госархива, изменятся сроки хранения ряда документов: вместо постоянного хранения — 30 лет. Основные такие документы:
ДОКУМЕНТЫ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 30 лет (с 27.10.2022)
1. Приказы по основной деятельности и журналы их регистрации;
2. Документы о создании, госрегистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций, их структурных подразделений;
3. Устав;
4. Структуры и штатная численность;
5. Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации Положения о структурных подразделениях;
6. Штатное расписание;
7. Переписка по основной деятельности;
8. Документы по основной деятельности, представляемые в госорганы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения);
9. Номенклатура дел организации;
10. Дела фондов (паспорта архивов организаций, историко-архивные справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел фонда, листы проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.);
11. Протоколы заседаний ЦЭК, ЭК организаций и документы к ним;
12. Книги учета поступления и выбытия документов;
13. Карточки учета форм использования документов;
14. Сводная годовая, годовая бухгалтерская и (или) финансовая отчетность;
15. Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним;
16. Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.);
17. Документы о совершенствовании структуры аппарата управления (докладные записки, планы, информации, справки, расчеты и др.);
18. Документы о переводе работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (отчеты, справки, информации и др.);
19. Коллективный договор:
20. Тарифные сетки, тарифные ставки (тарифные оклады), оклады, должностные оклады;
21. Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.);
Уменьшать установленные сроки хранения по-прежнему будет нельзя (п. 4 примечания к перечню N 140 в новой редакции).
Ряд корректировок сроков хранения связан с внесением изменений в Закон об архивном деле и делопроизводстве, которые также вступят в силу с 27.10.2022 (ст. 20-1 Закона об архивном деле и делопроизводстве в новой редакции).
3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказы по личному составу исходя из сроков их хранения по-прежнему будут делиться на две группы (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции):
— с 55-летним сроком хранения (в настоящее время для них установлен 75-летний срок хранения);
— 3-летним сроком хранения (их срок хранения не изменился).
Перечень N 140 в новой редакции дополнен новыми видами таких приказов с учетом сложившейся практики применения. Подробнее то, какие новые виды приказов отражены в перечне N 140 в новой редакции и какой срок хранения для них установлен, рассмотрим в таблице 3 (п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в новой редакции, п. 21.3, 21.4 перечня N 140 в действующей редакции).
СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ 55 ЛЕТ
1. Приказ об установлении компенсаций;
2. Приказ об изменении существенных условий труда;
3. Приказ о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, государственные праздники;
4. Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;
5. Приказ о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции
СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ 3 ГОДА
1. Приказ о переносе трудового отпуска;
2. Приказ о направлении на профессиональную подготовку;
3. Приказ о социальной поддержке неработающих пенсионеров;
Регистрационный индекс приказов по личному составу дополняется литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения), «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Полагаем, в последующем Инструкция по делопроизводству будет приведена в соответствие с перечнем N 140 в новой редакции.
Главы перечня N 140
Произошли изменения в главах перечня N 140. В частности:
1) добавлены новые главы:
— «Противодействие коррупции». В ней установлены сроки хранения протоколов заседаний комиссий по противодействию коррупции, документов по вопросам борьбы с коррупцией (информации, сведения, переписка и др.), письменных обязательств государственных должностных лиц, журналов учета коррупционных нарушений и иных документов (глава 6 перечня N 140 в новой редакции);
— «Промышленная безопасность». Она определяет сроки хранения документов об организации и обеспечении промышленной безопасности (положения, планы, отчеты и др.), о ее состоянии (акты, отчеты и т.п.), инструкций по промышленной безопасности и иных документов в данной сфере (глава 48 перечня N 140 в новой редакции);
2) глава, посвященная обращениям граждан и юрлиц, изменила название на «Обращения граждан и юридических лиц. Осуществление административных процедур». Она дополняется документами, оформляемыми при осуществлении административных процедур (п. 100 — 111 перечня N 140 в новой редакции);
3) скорректированы наименования и содержание некоторых глав, касающихся сферы образования. Например:
— глава о дополнительном образовании детей и молодежи дополнена дополнительным образованием одаренных детей и молодежи. Напомним, что его реализовывают детские технопарки (п. 2 ст. 240 Кодекса об образовании, глава 37 перечня N 140 в новой редакции);
— глава «Послевузовское образование» переименована в «Научно-ориентированное образование» (глава 39 перечня N 140 в новой редакции).
Данными корректировками перечень N 140 приведен в соответствие с Кодексом об образовании, который вступил в силу с 01.09.2022.
В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно будет пересмотреть содержание номенклатур дел, локальных правовых актов и при необходимости внести в них соответствующие изменения.
Подготовлено образовательным центром «Бизнес Проф»
#срокихранениядел