📚 Рубрика «Архивная консультация».

«Отметка о приложении» — один из самых непростых в оформлении реквизитов, что подтверждает количество ошибок, которые допускают в нем исполнители.
✅ Не рекомендуем прикладывать к письму лишние документы, например копии, которые уже есть у адресата, только потому, что вы или коллеги сослались на них в тексте. Также не стоит прикладывать к письмам документы просто для удобства адресата — «для справки».
✅ ГОСТ-2016 не формулирует правила оформления отметки о приложении, а показывает их на конкретных примерах для разных ситуаций. Но во всех примерах есть общие черты, которые позволяют говорить о нормах оформления.
✅ Оформлять отметку о приложении на первом листе документа — приложения к письму запрещает ГОСТ-2016, но в исключительных случаях ее можно поставить.
✅ Переносить отметку о приложении на другую страницу нельзя. Если отметка выходит на новую страницу, постарайтесь с ней перенести хотя бы одну строку.
✅ Чтобы оформить много приложений к документу, перечислите приложения в тексте письма и ограничьтесь кратким «по тексту на 50 л. в 1 экз.» в отметке о приложении. Также можете составить опись приложений, если их много.
✅ Вам могут вернуть документ с приложениями из-за трех основных ошибок: неверно указали наименования документов-приложений и они не соответствуют заголовкам в отметке о приложении; неправильно пронумеровали листы приложений; не внесли информацию о статусе приложения: подлинник, копия или проект.
#НововаршавскийАрхив