Как победили хаос в документации и сделали университет прозрачнее: опыт внедрения конструктора РПД
Часть 1
Кампус ДВФУ: в университете обучается свыше 20 000 студентов
Если вы когда-нибудь сталкивались с организацией учебного процесса в ВУЗе, то знаете, что за каждым курсом, лекцией или экзаменом стоит гигантский объём документации. Рабочие программы дисциплин (или же просто РПД) — это как невидимый фундамент образовательного процесса. И если с ними что-то пойдёт не так, то в самом процессе начнется полный хаос.
РПД - это документы, которые описывают каждую дисциплину: сколько лекций, сколько практических занятий, что студенты должны уметь по окончанию курса и так далее.
В Дальневосточном федеральном университете создание и обновление РПД годами превращался в настоящую головоломку для преподавателей и администрации. Сотни учебных планов, тысячи файлов, ручное заполнение и согласование по электронной почте. Неудивительно, что такой объём работы буквально требовал решения. Но всё это звучит слишком официально. Давайте разберёмся, что на самом деле происходило и как ДВФУ начал выходить из этой ситуации. Представьте себе такой сценарий: каждый год в университете требуется обновить сотни учебных планов и тысячи РПД. Каждый документ должен быть точным, актуальным и соответствовать образовательным стандартам.
А теперь представьте, что каждый преподаватель в ДВФУ сам заполнял эти документы вручную в MS Word, сверяя их с учебными планами. Каждая кафедра отправляла свои программы по электронной почте, и потом их кто-то должен был собрать и проверить. Это занимало недели, а иногда даже месяцы, а шанс на ошибку был огромен. Да и хранение всех этих файлов на сетевом диске? Просто представьте, что кто-то случайно удалит или переместит важный документ из одной папки в другую, и вся работа пойдет насмарку.
Лекционная аудитория в одном из корпусов ДВФУ
Каждый учебный год преподаватели и административные работники старались собрать воедино всё, что нужно для учебного процесса. Но когда у тебя есть более 700 учебных планов, каждый из которых содержит до 60 дисциплин, ручное заполнение и пересылка файлов становятся не просто сложной задачей, а чем-то похожим на марафон по заполнению документации.
Не было единого места, где хранились бы все данные. Преподаватели должны были вручную заполнять программы, проверять, чтобы они совпадали с учебными планами, и отправлять их на согласование. Но что если в учебном плане закреплены дисциплины, которые ведет другая кафедра? Вся логистика по созданию и сбору этих программ превращалась в сложную систему, в которой легко было потеряться. И каждый год все с тревогой ждали, когда же этот документальный марафон наконец закончится.
Как всё это выглядело:
Кафедра математики, например, составляла свой учебный план для дисциплины «Математическое моделирование». Но в этот план входили и другие курсы, такие как физкультура или история, которые преподавали на других кафедрах. Это означало, что нужно было ждать, пока другие преподаватели подготовят свои РПД, а потом как-то всё это согласовать между собой. Но согласование проходило медленно. Документы передавались через множество рук, а иногда происходило что-то вроде: «упс, документ потерян, отправьте его еще раз». Это осложняло работу, тратило много времени, и даже самые опытные сотрудники испытывали острую нехватку инструментов для упрощения этой рутины.
Никто не знал, как справиться с этой ситуацией, пока наконец не стало очевидно: старые методы больше не работают. В университете начались поиски чего-то нового, что могло бы упростить процесс и избавить преподавателей от лишней нагрузки. Было понятно, что нужно автоматизировать систему, чтобы снять часть рутинной работы. Но удастся ли это сделать? Какие вызовы ждут на пути к решению? Ответ был ближе, чем казалось, но мог ли он оправдать все ожидания?
Образование по УМУ
Как победили хаос в документации и сделали университет прозрачнее: опыт внедрения конструктора РПД
Часть 1
РПД - это документы, которые описывают каждую дисциплину: сколько лекций, сколько практических занятий, что студенты должны уметь по окончанию курса и так далее.
В Дальневосточном федеральном университете создание и обновление РПД годами превращался в настоящую головоломку для преподавателей и администрации. Сотни учебных планов, тысячи файлов, ручное заполнение и согласование по электронной почте. Неудивительно, что такой объём работы буквально требовал решения. Но всё это звучит слишком официально. Давайте разберёмся, что на самом деле происходило и как ДВФУ начал выходить из этой ситуации.
Представьте себе такой сценарий: каждый год в университете требуется обновить сотни учебных планов и тысячи РПД. Каждый документ должен быть точным, актуальным и соответствовать образовательным стандартам.
А теперь представьте, что каждый преподаватель в ДВФУ сам заполнял эти документы вручную в MS Word, сверяя их с учебными планами. Каждая кафедра отправляла свои программы по электронной почте, и потом их кто-то должен был собрать и проверить. Это занимало недели, а иногда даже месяцы, а шанс на ошибку был огромен. Да и хранение всех этих файлов на сетевом диске? Просто представьте, что кто-то случайно удалит или переместит важный документ из одной папки в другую, и вся работа пойдет насмарку.
Не было единого места, где хранились бы все данные. Преподаватели должны были вручную заполнять программы, проверять, чтобы они совпадали с учебными планами, и отправлять их на согласование. Но что если в учебном плане закреплены дисциплины, которые ведет другая кафедра? Вся логистика по созданию и сбору этих программ превращалась в сложную систему, в которой легко было потеряться. И каждый год все с тревогой ждали, когда же этот документальный марафон наконец закончится.
Как всё это выглядело:
Кафедра математики, например, составляла свой учебный план для дисциплины «Математическое моделирование». Но в этот план входили и другие курсы, такие как физкультура или история, которые преподавали на других кафедрах. Это означало, что нужно было ждать, пока другие преподаватели подготовят свои РПД, а потом как-то всё это согласовать между собой.Но согласование проходило медленно. Документы передавались через множество рук, а иногда происходило что-то вроде: «упс, документ потерян, отправьте его еще раз». Это осложняло работу, тратило много времени, и даже самые опытные сотрудники испытывали острую нехватку инструментов для упрощения этой рутины.
Никто не знал, как справиться с этой ситуацией, пока наконец не стало очевидно: старые методы больше не работают. В университете начались поиски чего-то нового, что могло бы упростить процесс и избавить преподавателей от лишней нагрузки. Было понятно, что нужно автоматизировать систему, чтобы снять часть рутинной работы. Но удастся ли это сделать? Какие вызовы ждут на пути к решению? Ответ был ближе, чем казалось, но мог ли он оправдать все ожидания?